Digitalizácia

Úvod

Projekt „Zavedenie duálneho študijného programu 1. stupňa Manažment informačných systémov“ je primárne určený na rozvoj štúdia na Vysokej škole manažmentu, avšak neoddeliteľnou súčasťou je aj podpora zavádzania nových študijných programov a postupov zavádzaním nových technológií. Preto sme v rámci projektu pristúpili k implementácii dvoch samostatných sub-projektov:

• Komplexné riešenie repozitára študentskej dokumentácie
• Riešenie automatizácie priebežného a záverečného testovania študentov a spracovania testov a ankiet

Oba projekty majú za cieľ zvýšiť efektivitu našej práce a znížiť administratívnu záťaž tak, aby sme sa v maximálnej možnej miere mohli venovať vzdelávaniu našich súčasných a budúcich študentov v novo zavádzanom študijnom programe „Manažment informačných systémov“. Oba uvedené podporné projekty prinášajú prepojenie tradičných foriem práce a postupov s papierovými dokumentami, s modernými digitálnymi technológiami na správu, riadenie a vyhodnocovanie dokumentov a ich obsahu.

Spoločnosť GRADIENT SLOVAKIA, spol. s r.o. (ďalej len Gradient) zastrešila konzultácie a implementáciu oboch projektov. Gradient má rozsiahle skúsenosti v oblasti spracovania, digitalizácie dokumentov a automatizácie testovania, či už v komerčnej alebo štátnej sfére. Oba projekty boli postavené na vlastných produktoch spoločnosti Gradient, ktoré sú nasadzované v rôznych typoch riešení, a sú overené v prevádzkach s hromadným denným spracovaním dokumentov.

Komplexné riešenie repozitára študentskej dokumentácie

Cieľom projektu je vybudovanie komplexného pracoviska, ktoré pozostáva z dvoch skenovacích pracovísk, z centrálneho systému na správu toku dokumentov a z repozitára študentskej dokumentácie. Súčasťou projektu je aj prepojenie s akademickým informačným systémom ESO, čo v maximálnej možnej miere zjednoduší prácu pri vytváraní nových dokumentov v repozitári.

Každá časť riešenia plní inú funkčnosť:

• Skenovacie pracoviská budú slúžiť na vstup študentskej dokumentácie do repozitára, pričom bude prebiehať ich digitalizácia, indexácia a kategorizácia. Indexácia digitalizovaných dokumentov umožňuje pridanie dodatočných dát, ktoré neskôr zjednodušujú celkovú prácu so samotným dokumentom a vyhľadávanie. Prepojenie s akademickým informačným systémom ESO umožňuje prebrať indexy bez nutnosti typovania všetkých metadát. Ako skenovacie zariadenia využijeme profesionálne produkčné skenery Fujitsu fi-6230Z.
• Systém na správu tokov dokumentov riadi presuny digitalizovaných dokumentov z jednotlivých skenovacích pracovísk do centrálneho študentského repozitára. Umožňuje sledovanie stavov spracovania, chybových hlásení, neodpovedajúcich skenovacích pracovísk, atď. Vďaka systému na správu tokov dokumentov nie je nutné online prepojenie skenovacích pracovísk s repozitárom.
• Centrálny repozitár uchováva digitálne verzie všetkých skenovaných dokumentov spolu s metadátami. Dokumenty je možné pridávať aj priamo do repozitára, vyhľadávať dokumenty, tvoriť dynamické zložky dokumentov, pričom je dodržaná jasná hierarchia a kategorizácia.
• Riešenie je postavené na vlastných produktoch spoločnosti Gradient, konkrétne:
• GScan – skenovanie a indexácia dokumentov
• GBatch Manager – správa tokov dokumentov
• GArchive – repozitár študentskej dokumentácie, dokument manažment systém

Repozitár značne zníži administratívnu záťaž pedagógov, predovšetkým vďaka takmer okamžitej dostupnosti akéhokoľvek dokumentu, ktorý súvisí so študentskou dokumentáciou. Pedagógovia sa tak môžu v maximálnej možnej miere venovať vzdelávaniu a rozvíjaniu schopností a znalostí svojich študentov.

Riešenie automatizácie priebežného a záverečného testovania študentov a spracovania testov a ankiet

Stále viac sa presadzuje elektronické vzdelávanie a testovanie študentov, prípadne získavanie spätnej väzby elektronickou cestou. Avšak aj napriek tomu je stále značne rozšírené testovanie pomocou tradičných papierových testov, prípadne získavanie spätnej väzby pomocou papierových ankiet. Preto sme využili overené produkty od spoločnosti Gradient implementáciu riešenia automatizácie priebežného a záverečného testovania študentov a spracovania testov a ankiet, ktoré spájajú možnosť tvorby digitálneho obsahu s papierovými testami a anketami.

Princíp riešenia je založený na tom, že všetok obsah, ktorý sa týka testu alebo ankety je tvorený digitálne, pričom samotný test je následne vytlačený na papier. Vyplnený test je neskôr automatizovane spracovaný a vyhodnotený. Riešenie umožňuje riadenú tvorbu hierarchie a kategorizáciu testových a anketových otázok rôzneho typu, ako napr. jedna správna odpoveď, viac správnych odpovedí alebo voľná odpoveď. Zodpovednými pracovníkmi/pedagógmi môžu byť vopred vytvorené šablóny testov, ktoré obsahujú základné textové popisy, a otázky. Pedagógovia, ktorí neskôr budú realizovať testy môžu využiť vopred pripravené šablóny testov a ankiet alebo si vytvoriť úplne nové vlastné testy a ankety. Takto pripravené testy a ankety sú fyzicky vyplnené študentmi na papier. Následne, vďaka sofistikovaným skenovacím a rozpoznávacím technológiám dôjde k vyhodnoteniu každého testu alebo ankety.

V rámci projektu budú vytvorené špecializované reporty pre potreby vyhodnocovania spätnej väzby o danom študijnom programe.

Riešenie je postavené na vlastných produktoch spoločnosti Gradient, konkrétne:

• GScan TE – skenovanie testov a ankiet s využitím profesionálnych produkčných skenerov Fujitsu fi-6230Z, rozpoznávanie vyplnených odpovedí, export výstupu pre potreby automatického hodnotenia
• Test Elements – back-end modul na definíciu rozpoznávacích masiek, vyhodnotenie testov
• Test Composer – tvorba otázok, šablón testov, testov, generovanie odpoveďových hárkov, tlač odpoveďových hárkov, správa aktérov procesu skúšania, správa študijného obsahu

Spoločnosť Gradient okrem samotnej implementácie riešenia na automatizáciu priebežného a záverečného testovania študentov a spracovania testov a ankiet s Vysokou školou manažmentu úzko spolupracovala na tvorbe metodík využívania riešenia. Metodiky využívania riešenia sú dôležitou súčasťou riešenia, keďže napomáhajú v implementácii nových postupov.

Takéto riešenie vhodne doplní naše súčasné info-komunikačné technológie o nové progresívne technológie. Pedagógovia odbúrajú čas strávený prípravou, a predovšetkým vyhodnocovaním testov a ankiet. Pedagógovia sa môžu sústrediť na obsah testov a ankiet, aby tieto boli pridanou hodnotou pre štúdium a mali nadštandardnú pridanú hodnotu, ako pre skúšaného, tak aj pre skúšajúceho.